Le 6 regole per Scrivere, Gestire e Farsi Rispondere alle e-Mail

Fra computer mobile, smartphone e macchinette del caffé con Android ormai siamo abituati a considerare la posta elettronica come un mezzo di comunicazione istantaneo, tanto da andare su tutte le furie quando non riceviamo risposta entro il giorno alle nostre email. Ma perché questo accade?

Semplice, questione di tempo. La casella di posta di ognuno di noi è inondata ogni giorno da decine di email e non sempre abbiamo il tempo di rispondere a tutte. Come fare dunque a far capire l’importanza di una risposta veloce ad una mail?

Prima regola: non dichiarare l’urgenza di una mail se urgente non è. Ho lavorato in ambienti dove ogni richiesta era urgente, morale della favola se tutto è urgente allora è impossibile definire le priorità. Stessa cosa accade per la posta, se tutte le tue mail sono urgenti allora nessuna merita di ricevere priorità. Sii sincero.

Second Regola: piuttosto che indicare un’urgenza generica, descrivi la scadenza della tua mail. Se ti serve una risposta entro Venerdì dichiaralo nelle primissime righe se non nell’oggetto. In questo modo darai al destinatario la possibilità di organizzarsi e risponderti per tempo.

Terza Regola: evita di mandare email di gruppo. Anche se a volte è necessario per uniformare la conversazione il più delle volte accade che tutti aspettino che qualcun altro risponda. E’ come quando di fronte una platea chiedi: Qualche domanda? Il modo migliore di ottenere quello che vuoi è essere diretto.

Quarta Regola: non dimenticare di chiedere una risposta. Ti sembrerà banale, ma non sono rare le volte in cui ci si sente dire: “A perché dovevo rispondere?”. Buona pratica sarebbe sempre rispondere alle email, anche solo per notificare di aver preso in carico il messaggio e qualunque cosa comporti, ma più spesso accade che il destinatario pigro si limiti a leggere, registrare e lasciarti sulle spine finché non decidi di alzare il telefono.

Quinta Regola: Fa in modo di scrivere una sola mail o comunque il numero minimo possibile. Una stessa informazione divisa in più comunicazioni crea confusione e stress, inoltre anche se la materia della mail è semplice verrà percepita come complessa e rimandata a un momento più favorevole.

Sesta Regola: Falla breve! A meno che non si tratti di una mail a un caro amico o alla tua dolce metà sii breve. Scrivi nelle prime righe scadenza e motivo della mail e, se possibile, non dilungarti. In questo modo riuscirai a ottenere risposte quasi immediate se il soggetto lo consente.

Inspirato a: Lifehack
Immagine: Zaniah

Info su Fulvio

Professionista del web, scrittore, comunicatore, ama le giornate all'aria aperta ed essere "location independent", ma soprattutto adora tutto ciò che abbia a che fare con il mobile e con Android. Collabora costantemente con KyWeek e partecipa ad altri progetti, sempre pronto a raccogliere nuove sfide. Twitter | Google+
Questa voce è stata pubblicata in E-mail e contrassegnata con , , , , . Contrassegna il permalink.

Lascia un Commento

L'indirizzo email non verrà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *

È possibile utilizzare questi tag ed attributi XHTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>